Action card for kommunikation

Thorning Skole 
Godkendt af: Signe Bladt Pedersen og Stine Skovgaard
Dato: 12/10-2022

Planens anvendelse ift. Kommunale indsatsplaner

Se alle indsatsplanerne på: beredskabsplan.silkeborg.dk

• Alvorlig ulykke eller dødsfald i skoletiden

• Arbejdsnedlæggelse

• Brand

• Drikkevandsforurening

• Dødsfald uden for skoletiden 

• Farligt vejr/nødpasning

• Forsyningssvigt el, vand eller varme - 

• Kemisk udslip

• Krise og psykisk førstehjælp til børn

• PLOV

• Radikalisering

• Risiko for smitte med alvorlig sygdom

• Andre situationer, der kræver en bredere orientering eller ekstern håndtering

Opgaver

• Sikre at alle interessenter er orienterede om situationen på det rette niveau og med de fakta, der er tilgængelig på det gældende tidspunkt for at skabe ro og undgå rygtedannelse

• Sikre at alle parter kan gennemføre de påkrævede handlinger i situationen

• Sikre at børn og medarbejdere skærmes fra medierne

Ansvar for kommunikationen

• Intern kommunikation: Udvalgt talsperson fra skoleledelsen. Skoleleder kan delegere formidlingen af information til medarbejdere

• Ekstern kommunikation: Områdeleder eller udvalgt talsperson fra krisestab

• Koordinationen mellem de to talspersoner og den eksterne indsatsleder sker løbende

Skolens interessenter

Handlinger – intern akut kommunikation såvel som orienterende information

Ledelse:

• Udpeg talsperson i ledelsen. Så få personer som muligt udtaler sig om situationen for at undgå misforståelser.

• Talspersonen skal være tilgængelig. Ring altid tilbage, hvis det loves og følg op på, at det bliver gjort.

• Indsaml information så hurtigt som muligt ved at…

• Gå selv ud med nyheder, opdateringer eller orienteringer så hurtigt som muligt i tidsangivne meddelelser, når indholdet er bekræftet og aftalt med Områdeleder /ekstern kriseleder. 

• Pårørende godkender hvis muligt indhold, der omhandler dem.

• Lav en intern interessentanalyse (Se ovenfor). Hvem er vigtigst i situationen, og hvad vil de være interesseret i at vide?

• Informér skolens medarbejdere så tidligt som muligt, så de ikke skal læse eller høre om hændelsen i medierne. Medarbejderne skal klædes på med den viden, der er tilgængelig, så de efter aftale kan være med til at videreformidle til fx elevgruppen og varetage en tryghedsskabende rolle.

• Opdater fakta om situationen løbende. Ved længerevarende hændelser gives informationer og placeres informationer på steder, der giver interessenterne overblik.

• Overvåg nøje presseomtale og korrigér fejl omgående.

Medarbejdere:

• Henvis alle der spørger til en situation til din leder

• Hvis du bliver bedt om at formidle information videre fra din ledelse, så er det vigtigt, at du spørger ledelsen, hvis du er i tvivl om noget.

Gode råd til alle, der udtaler sig

Udtal dig kun til interessenter og medier, hvis du har fået bemyndigelse fra en overordnet leder – så beskytter du dig selv i en følelsesmæssig situation og værner om den kriseledelse, der foregår andetsteds.

Udtal dig som udgangspunkt altid om:

• Forhold, der har kritisk betydning for borgernes evne til at tage vare på egen og andres sikkerhed og sundhed, fx akutte forholdsregler eller handlingsanvisninger.

• Synlige dele af kommunens indsats, dog altid under hensyn til andre myndigheders indsats (fx Brand og Redning, Politiet, m.fl.)

• Praktiske foranstaltninger, der udelukkende vedrører kommunens eget ansvarsområde, fx krisehjælp m.v.

Sig, hvad du ved, og kun, hvad du ved! (og evt. også, hvad du ikke ved endnu):

• Informér om fakta, så du undgår rygtedannelse

• Gæt aldrig og kom ikke med tolkninger på andres informationer

• Sæt i perspektiv så situationen ikke bliver blæst op til at være mere alvorlig, end den reelt er

• Placer ikke skyld og kom ikke med bebrejdelser

• Vær troværdig så borgerne også tror på os bagefter

Kommunikationskanaler og mødesteder

Kommunikationskanaler

Hvor får de primære interessenter information om en hændelse:

1. Akut i forbindelse med (fx PLOV, Brand, m.fl.)

• Ledelsen: Fx mobil, sms

• Medarbejdere: Varslingssystem. Sms-kæde??

• Elever: Varslingssystem. De voksne omkring sig, 

• Forældre: Den aftalte talsperson sender Aula-besked. Personlig opringning fra Skoleleder eller Områdeleder ved skade eller dødsfald: Kontaktnummer i Aula. 

• Pårørende til medarbejdere: Medarbejdere ringer selv til én pårørende, så snart som muligt og beder denne om at ringe rundt til andre i familien/venner. Personlig opringning ved skade eller dødsfald: Pårørendeliste ligger?

• Andre primære interessenter: 

• Eksterne interessenter fx separat side på skolens hjemmeside

• Andre akutte kanaler eller redskaber: 

1. Orienterende (fx dødsfald uden for skoletiden, arbejdsnedlæggelse, m.fl.)

• Medarbejdere: Fælles besked ved mødested. Fælles besked i Aula. 

• Elever: Fælles besked i klassen. Fælles besked i Aula.   

• Forældre: Fælles besked i Aula. HUSK aftale med evt. pårørende.

• Eksterne interessenter:

• Andre kanaler eller redskaber til orientering:

Mødested for information

Akut mødested: Ved aftalte mødested i indsatsplan

Orienterende mødested: